Az vállalkozások gyakran nem veszik észre, hogy az általuk használt szoftverek milyen kulcsfontosságúak a cég nyereséges működése és a folyamatok nyomon követése szempontjából.
Ami valószínűleg a legmegfelelőbb volt az Ön vállalkozásának az induláskor, nem biztos, hogy a megfelelő választás a vállalata növekedésének következő szakaszában – különösen akkor, ha az üzleti folyamatok bonyolultsága drámaian megnő!
Az Excel az egyik ilyen szoftver, amelyet a vállalkozások 81%-a használ, és világszerte 750 millió felhasználója van (2017-es adat).
Sokan használunk naponta táblázatokat, mert olcsón elkészíthetők, rendkívül rugalmasak, többnyire könnyen használhatók és nagyon könnyen megoszthatók.
Az táblázatkezelőknek azonban vannak árnyoldalai is.
Az Excel-táblázatokra való folyamatos támaszkodás nem hatékony kézi folyamatokat, magas működési költségeket és nagyobb hibakockázatot okoz.
Az alábbiakban részletesebben megosztjuk a táblázatkezelők kontrolling célú használatának számos hátrányát, valamint a különféle felhasználási módokat.
Ráadásul rámutatunk, hogy az automatizált adatalapú kontrolling-BI rendszer miért jelent biztonságosabb és hatékonyabb megoldást vállalkozása számára a jövőben.
Az Excel táblázatkezelő fő hátrányai
1. Az együttműködés hiánya
Tekintettel arra, hogy az Excel-táblázatok egyetlen fájlból állnak, egyszerre csak egy ember férhet hozzá és szerkesztheti annak tartalmát, adatait.
Anélkül, hogy e-mailben elküldené a másolatot kollégájának, nehéz más csapattagokkal együttműködni az Excel táblázatok használatakor.
A kontrolling területen az Excel-táblázatokban tárolt adatokat gyakran meg kell osztani és ellenőrizni kell a különböző csapatok tagok és részlegek között, a felhasználóknak pedig szorgalmasnak kell lenniük a verziókezeléssel és -megosztással, ha változtatásokat hajtanak végre, hogy mindenki az aktív verziót lássa.
Egyes esetekben előfordulhat, hogy a címzettnek rossz verziót küldenek, ami hibákhoz vezethet a mértékek, KPI-ok számításaiban, valamint időveszteséghez is vezethet.
A táblázatok közös használatának másik óriási kockázata az, hogy ha valaki elmenti a munkáját egy nem vállalati konform tárhelyre (pl, Dropbox, Google Drive), akkor nehéz lehet visszakeresni vagy nyomon követni.
Alternatív megoldásként egy adatalapú automatizált kontrolling-BI rendszerrel az együttműködés egyszerű.
Csapatának több tagja egyszerre tekintheti meg a legfrissebb adatokat, visszajelzést adhat, és biztos lehet benne, hogy a számítások helyesek.
2. Kiszolgáltatott a költséges emberi hibáknak
A táblázatok másik hátránya, amely jelentős veszteséget okozhat, és ronthatja a menedzsment bizalmát, az az emberi hibák.
Becslések szerint 10 táblázatból 9 tartalmaz emberi hibákat a verzióellenőrzés hiányából, az adatok rossz kézi beviteléből, a másolási és beillesztési hibákból, valamint a bejegyzések felülírásából.
A pontosság nehéz, mint minden manuális folyamatnál (különösen nagy mennyiségű összetett adat esetén), mindig nagyobb az emberi hiba esélye, mint egy automatizált folyamatnál.
Az Excel nem teszi lehetővé a felhasználók számára, hogy könnyen ellenőrizzék adataikat, és kihívást jelent a hibák észlelése és kijavítása is.
Ha azonban olyan automatizált kontrolling-BI rendszerre vált, amely automatikusan számol Ön helyett, az Excel hibákat elfelejtheti.
3. Kézi folyamatok
Ahogy a vállalkozások fejlődnek, és új folyamok jönnek létre, az adatok mennyisége bővül.
A vállalkozások pontos adatokra és jelentésekre támaszkodnak, hogy megalapozott üzleti döntéseket hozzanak, és pontosan közöljék pénzügyi helyzetüket a menedzsmenttel.
Egy vállalkozás nem tud növekedni és nem hozhat döntéseket rossz adatok alapján.
Excel-táblázatok használatakor az adatok ellenőrzésének egyetlen módja a manuálisan ellenőrzés.
Ez egy nagyon idő- és munkaigényes gyakorlat, ami lassú döntéshozatalhoz vezet.
Előfordulhat, hogy a táblázat sorainak és oszlopainak növekedésével csökken az az idő, amelyet az emberek az átvizsgálással töltenek, mivel az adatok mennyisége demoralizáló lehet.
Az Excel-táblázatok túl gyakran lelassítják az embereket, és rontják a pontosságukat, mivel megkövetelik az egyénektől, hogy manuálisan hajtsanak végre olyan ismétlődő feladatokat, amelyek egyszerűsíthetők és/vagy automatizálhatók a kontrolling-BI rendszerrel.
4. Nem tud gyorsan dönteni az üzletekről
Táblázat alapú környezetben nagyon időigényes az adatok kinyerése a különböző részlegektől, rendszerektől, valamint azok konszolidálása, összegzése úgy, hogy segítse a vállalatot a gyors döntésekben.
Mivel a táblázatok számos hátránya közül az egyik, hogy hajlamosak a hibákra, mindenkinek, aki részt vesz az információfeldolgozásban, rendkívül óvatosnak kell lennie az adatok megbízhatóságának megőrzése érdekében.
Ezért kell az adatokat lehetőleg kétszer ellenőrizni, ami tovább késleltetheti a folyamatot!
Így amikor a végső információ megérkezik a vezető döntéshozó kezébe, előfordulhat, hogy nem lesz már elég idejük a döntésre, beavatkozásra.
5. A verziókezelés hiánya
Az Excel-táblázatok csapat tagok közötti megosztása problémákat okozhat az adatok verziójával és érvényességével kapcsolatban.
Ez további stresszt okozhat a csapatokban és a menedzsmentben, mivel statikus adatok alapján hoznak fontos üzleti döntéseket, amelyek tele vannak hibákkal.
Meg kell kérdezni, hogy ki férhetett hozzá utoljára az adatokhoz?
Ki mit és mikor csinált a táblázattal?
Teljes mértékben megtudja erősíteni a számítások helyességét?
Ha nem bízhat a válaszokban, akkor lehet, hogy újra vissza kell térnie a feldolgozás legelejére.
6. Egy személytől függés
Ahogy mondtuk, az Excel-táblázatok sok hibára hajlamosak, és ennek fő oka az, hogy sokan hozzáférnek hozzá, és tudásuk szerint frissíthetik.
Elképzelhető, hogy az egyik legfrissebb tudással rendelkező alkalmazott frissíti a táblázat adatait, de aztán megváltoztatja azt egy másik alkalmazott, aki úgy gondolja, hogy több tudással rendelkezik, mint a másik.
Nem mindig lehet kideríteni, ki végezte a változtatásokat, így az Excel-táblázat nemcsak pontatlan, de árthat az üzleti döntéseknek és a jövedelmezőségnek.
7. Távmunkára alkalmatlan
Abban a korban élünk, amikor jelentős változások formálják át az üzleti környezetet, erre a legutóbbi példa a COVID-járvány, amely arra kényszerítette sok embert, hogy munkáját távolról, otthonról végezze.
Sokan, akik korábban ugyanabban az irodahelyiségben dolgoztak együtt, most az e-mailekre és a videokonferenciákra támaszkodnak, ami késlelteti az ügyletekkel kapcsolatos kulcsfontosságú információk megszerzésének folyamatát.
A távoli munkavégzés azt is okozhatja, hogy az emberek az asztali számítógépükön tárolják a táblázatuk verzióját, és nem a megfelelő helyre iktatják, míg a felhőalapú automatizált kontrolling-BI rendszerrel ez bárkinek, bárhonnan és bármikor elérhető.
8. Időigényes
Az Excel-táblázat-felhasználók havonta átlagosan 12-18 órát töltenek az Excel-táblázatok frissítésével, átdolgozásával, konszolidálásával, módosításával és javításával.
Az a tény, hogy a különböző Excel-táblázatok nincsenek összekapcsolva, elszigetelt információkhoz vezethet, különösen, ha e-mailben kapunk frissítéseket.
Az értékes időt gyakran elvesztegetjük a táblázatok naprakészen tartása érdekében.
Nehéz szinkronban tartani a dátumot, mivel nincs ellenőrzési nyomvonal, és gyakran egynél több személy fér hozzá a fájlhoz.
Az adatalapú automatizált kontrolling-BI rendszer használatával, ahol az adatokat tárolják és megosztják a csapat között, hozzáférhet a létfontosságú adatokhoz, és így teljes átláthatóságot élvezhet.
9. Az adatok nem valós időben frissülnek
Mivel az Excel-táblázatok nem frissülnek valós időben, amikor egy adat megváltozik, minden változtatás emberi beavatkozást igényel.
Az a tény, hogy az Excel-táblázatokat nem könnyű frissíteni, azt jelenti, hogy általában a nap végén vagy néhány naponta, vagy ennél is ritkábban frissülnek.
Ez általában azt jelenti, hogy a papíralapú nyilvántartásokat naponta vezetik, majd manuálisan beírják az Excel-táblázat későbbi frissítéséhez.
Ez nem csak az erőfeszítések megkettőzése, hanem növeli annak az esélyét is, hogy az adatokat hibásan írják be, vagy elavult információk alapján döntsenek.
Mindez azért, mert az Excel-táblázatok kezelése nehézkes lehet.
10. Az adatok törlésének vagy elvesztésének esélye
Nagyon gyakori, hogy az Excel-táblázatokat nem egy helyre mentik, vagy azért, mert a táblázat tulajdonosa nem ismeri az adattárolás és biztonsági mentés bevált módszereit, vagy inkább az asztalra menti.
Tehát egy jelentős technikai probléma esetén nincs garancia a teljes adat-helyreállításra, vagyis az összes fontos adat elveszik.
Hogyan lehet leküzdeni az Excel kontrolling hátrányait?
Összefoglalva, az Excel-táblázatok nem vezetnek sehova gyorsan, de előnyös amíg cége fejlődése elején van, de hátrány, amikor növekedésnek indul.
Az adatalapú automatizált kontrolling-BI rendszer:
- Egyszerűsíti a folyamatokat, hogy kevésbé támaszkodjon az Excel-táblázatokra
- Haladjon az „egy igazság elve” felé
- Olyan környezet létrehozása, ahol az emberek együttműködhetnek
- Csökkentheti a hibák valószínűségét
Ráadásul sokkal több! Tudja meg egy ingyenes konzultáción.
