Az üzleti intelligencia (vezetői információs) és kontrolling rendszerekkel kapcsolatban gyakori kérdésként merül fel ügyfeleinknél, hogy a meglévő vállalatirányítási rendszer (ERP) miért nem felel meg erre a célja?
Az ERP rendszerekben több olyan funkcionalitás megtalálható (riportok, listák) amit vezetői információs rendszerek is biztosítanak, de ez csak a felszín.
Következőkben összegyűjtjük, hogy miért nem alkalmas legtöbb ERP vezetői riportálásra
Az ERP rendszereket operatív tranzakciók feldolgozásra tervezték. Nem a vezetői információk kiszolgálása az elsődleges céljuk.
A tranzakcionális ERP-t úgy tervezték, hogy valós időben rögzítse a részletes tranzakciós adatokat, így operatív szempontból hatékony. Pontosan megismerhető bennük, hogy mi a működés aktuális állapota pl. hol tartanak a rendelések, számlák, mekkora az aktuális kiadás, bevétel, anyag felhasználás.
Az ERP csak az aktuális utolsó állapotot ismeri, nem tudja, hogy jutott el oda az adat. A Kontrolling-BI ismerheti az adatok változatait akár minden időpontban.
Az ERP-ben történő jelentéskészítés nyilvánvalóan csak a tárolt adatokból fog jelentést készíteni. Ezzel támogatja a napi működést, de nem alkalmas elemzések elvégzésére. Ugyan ezek kiszolgálhatók BI szerű megoldásokkal, de ezt mégsem tekinthető BI-nak.
Az ERP nem alkalmas pénzügyi és naturália tervezésre, csak a tényadatok tárolására alkalmas.
A legtöbb ERP rendszert nem készítették fel arra, hogy terv adatokat is tároljon. Ezek nélkül nem lehetséges a vállalat teljesítményének, előrehaladásának értékelése. Nincs olyan alap információ eltárolva ami megmutatná, hogy a tény adatokat mihez viszonyítsuk.
Az Kontrolling-BI több adatforrás adatait együttesen képes megmutatni, míg az ERP jellemzően nem képes erre.
A legtöbb Kontrolling-BI megvalósításban több adatforrás integrálása szükséges, pl. ERP, CRM, adatbázis, Excel stb. Ezen adatok ERP-be integrálása fáradságosabb munka lenne, mint az összes adat Data Warehouse-ba, Data Lake-be és OLAP-rendszerbe való egyesítése. Az üzleti intelligencia sokkal egyszerűbb és ellenőrizhetőbb. Vegyünk például egy projektet, amelyen nemrég dolgoztunk. Az ügyfélnek számos rendszerről kellett jelentést készítenie. Egyes rendszerek szép irányítópultokat és jelentéseket szállítottak, míg mások az Excel exportálásán és átalakításán alapultak. Az ügyfél gyors hozzáférést akart az összes kulcsfontosságú adathoz és KPI-hoz. Bevezettük a Power BI-t, hogy mindezeket az adatokat egy egyablakos jelentéskészítő csomagba szerezzük be, és ez a maximális szolgáltatásnyújtás, valamint a kulcsfontosságú adatok azonnal láthatóak legyenek.
A Kontrolling-BI képes pénzügyi és naturália adatok terv-tény-forecast változatainak összehasonlítására.
A Kontrolling-BI feladata a múltbeli teljesítmény és adatok alapján a jövőbeni működés előre jelzése. Valamint képes összevetni a menedzsment terveit és tényleges működési adatokat. Az igazán hasznos hogy ezt a 3 tényezőt képes egyszerre is vizsgálni.
Napjaink AI/ML képességeivel felruházott BI rendszerei olyanok, mint a Power BI ezt már beépítve is tartalmazzák.
A Kontrolling-BI rendszerek tárolják a múltbeli állapotokat, ezért a képesek pénzügyi és naturália adatok időbeni változatainak összehasonlítására.
Az által, hogy a Kontrolling-BI rendszerek nagy mennyiségű adatot tárolnak a mögöttük lévő adattárházakban, Data Lake-ben, elemezhetővé válik a múlt. Az igy feltért információk beépíthetőek a jövőbeni működésbe. Akciók, kontrollok kiépítésére van lehetőség a szervezetben.
A Kontrolling-BI rendszerek jelentések kiszolgálására tervezték, adatszerkezetük, működésük ehhez illeszkedik.
Ez a különbség az analitikai és a tranzakciós rendszerek között. Az Power BI riporting gyors hozzáférést biztosít a jelentésekhez, pl. a memóriában, lehetővé teszi az analitikai metrikák, KPI-k, eredménymutatók stb. egyszerű fejlesztését, és betekintést nyújt az adatokba.
Ezek az üzleti intelligencia rendszerek arra vannak tervezve, hogy az adatkinyerést és megjelenítés gyorsan eltudjuk végezni jelentős adat mennyiség mellett is.
Mindezek alapján minden ERP használónak megfontolandó döntés, hogy mire és hogyan használja a beépített riporting lehetőségeket. Sokszor az ERP szállítók azonosítják úgy a beépített riporting funkcionalitást, mint BI képesség, de célszerű ilyenkor megvizsgálni a valós szállított funkcionalitást.
Amennyiben jelenlegi ERP megoldásban nem találja meg azokat az elemeket, amit az előzőekben taglaltam akkor forduljon hozzák és megmutatjuk Önnek, hogyan lehet ezt az Ön cégnél is felépíteni.
